Первый пошел. Как АП переводили на электронный документооборот

Первым госучреждением, где была внедрена бесплатная система электронного документооборота — СЭД — Администрации президента, стал Государственный научно-технический центр по ядерной и радиационной безопасности. На это ушло два года и почти 40 тыс долл — стоимость “железа” и вспомогательного программного обеспечения. Следом СЭД внедряет Нацсовет по вопросам телевидения и радиовещания. Еще более 150 госорганов интересуются системой.

АП по заданию президента начала разрабатывать собственную СЭД еще в августе 2014 года. В феврале 2015 года ее ввели в опытную эксплуатацию.

Сейчас более 500 сотрудников АП ежедневно пользуются системой.

“Мы провели тестирование, и теперь уровень применения СЭД является частью личного дела сотрудников АП. Это навык современных госслужащих”, — объясняет замглавы Администрации президента Дмитрий Шимкив.

СЭД позволяет анализировать бизнес-процессы, искать документы, принимать более эффективные решения, хранить все документы в одном месте.

Система представляет собой программное обеспечение с открытым исходным кодом, но менять этот код или создавать на его основе другие программы имеют право только органы государственной власти.

“Это серьезная инвестиция государства. То, что создано одним органом власти, должно быть доступно другим госструктурам бесплатно”, — говорит Шимкив.

Все просто
Партнерство АП с научно-техническим центром по ядерной и радиационной безопасности по внедрению СЭД началось в марте 2016 года после двухлетней подготовки. По словам директора центра Игоря Шевченко, в 2014 году у структуры не было и намека на СЭД, а IT-платформа находилась в зачаточном состоянии.

“Мы нашли человека, который воспринял нашу идею. Он сформировал команду и приступил к анализу возможности нашей IT-платформы. Они не впечатляли. Тогда мы взялись за разработку стратегии развития IT-платформы.

Проанализировали множество украинских решений, изучили опыт зарубежных коллег и остановились на решении Microsoft SharePoint”, — говорит Шевченко.

Центр приобрел за 7 тыс долл аппаратный сервер и за столько же — сервер SharePoint. Купил 200 лицензий для пользователей SharePoint, каждая без учета льгот стоит 120 долл. На начало 2015 года центр был готов к внедрению СЭД.

О том, что разработкой СЭД занимается АП, в госцентре узнали случайно из интернета. “Руководитель IT-команды написал электронное письмо Шимкиву, он переадресовал его своей команде, нас пригласили. С этого все и началось. На самом деле все просто, было бы желание”, — утверждает Шевченко.

Команда разработчиков Администрации президента обучила нескольких человек центра особенностям установки системы на предприятии. Весь процесс внедрения, испытания и адаптации СЭД занял два месяца.

Сейчас поддержкой системы занимаются четыре человека, из них двое — студенты. Всего систему используют 200 человек, в том числе сотрудники одного из двух филиалов — харьковского. В ближайшие две-три недели СЭД планируют запустить в филиале Славутича.

На данном этапе электронный документооборот работает в режиме опытно-промышленной эксплуатации, параллельно с бумажным. Цель такого подхода —выявить недостатки СЭД и адаптации персонала к новым условиям работы.

Долгосрочная инвестиция

По словам Шевченко, система открывает новые возможности. С одной стороны — сводит к минимуму использование бумаги. С другой — позволяет повысить эффективность предприятия. Она обладает большим блоком аналитики.

С его помощью можно оценить загрузку каждого отдела и каждого сотрудника, чтобы в дальнейшем перераспределить человеческие и временные ресурсы в зависимости от сложности и важности задач.

Шевченко прямо говорит, что не знает, когда инвестиции центра в IT-платформу и СЭД окупятся в прямом смысле этого слова. Он оценивает эти проекты как долгосрочную инвестицию, которая поможет найти более эффективную организационную структуру предприятия.

В ближайшее время директор центра планирует создать портал знаний. Его основной задачей будет передача опыта людей, которые создавали ядерные установки и умеют их безопасно эксплуатировать.

“Наша работа очень наукоемкая. Люди, которые стояли у истоков создания 15 атомных блоков в Украине, стареют. Если они не передадут знания, следующим поколениям будет тяжело обеспечивать ядерную и радиационную безопасность”, — объясняет глава Госинспекции ядерного регулирования Сергей Божко.

Предприятие также намерено полностью перевести на платформу Microsoft SharePoint все свои базы данных и сайт. В планах — создание системы автоматического мониторинга управления хозяйственным комплексом предприятия. Параллельно ведутся работы по усилению кибербезопасности.

Еще Госцентр ядерной безопасности получил статус партнера команды АП и теперь он выступает в роли интегратора СЭД. Первым заказчиком услуг центра по установке и настройке СЭД стало предприятие Госатомрегулирования.

Всеволод Некрасов